Pro potřeby pokrytí procesu optimalizace sortimentu je nezbytně nutné mít k dispozici nejen úplné informace o sortimentu jako celku, ale také o jednotlivých položkách. Jedná se o základní informace o vlastnostech artiklů (název, popis, velikost a cena), (dále se) rovněž zohledňuje obsazený prostor a rozměry, popř. obrázky potřebné pro vizualizaci.
Nezbytnou součástí správy kmenových dat jsou podchycené procesy výběru nového sortimentu, zalistování a vylistování položek a jejich umístění na prodejní ploše, které musejí být jasně definované a konzistentní v předávání informací a dat.
